Selskapet, aktivt i elektronikkindustrien, opplevde store forstyrrelser i forbindelse med endringen av forretningssystemet i et av de nordiske markedene. Når det gjaldt det svenske datterselskapet å introdusere forretningssystemet, lærte de av feilene og brukte påvist Lean metoder for å oppnå en stabil og sikker utrulling.

Prosjektet ble delt inn i tre faser der den første fasen hadde som mål å tilpasse de interne prosessene til det nye systemet.

Viktige aktiviteter i fase 1

• Ytterligere eller forbedrede eksisterende metoder og tillatelser

• Visuell prosjektledelse med fysiske tavler og digitale skjermer

• Daglig ledelse og oppfølging av prosjektoppgaver

• Etablering av test- og treningssenter

• Takststyrt systemtesting med oppfølging og korrigerende tiltak hver time

• Interessent, endringseffekt og endringsberedskap analyse

• Treningsprogram i fire moduler; fra prosessforståelse, systemopplæring til rolletrening

• Tren treningsprogrammet for alle ledere og superbrukere i organisasjonen

• Verdistreamanalyse av kritiske prosesser

• KPI-sammenbrudd og utarbeidelse av målebeskrivelser i forhold til nytt BI-system

Viktige aktiviteter i fase 2

Den andre fasen inkluderte den kritiske Go-Live-perioden samt hyper-care-perioden umiddelbart etter implementering.

• Etablering av Go-Live-modellen

• Etablering av "krigsrom"

• Etablering av utgangskriterier (definerer når hyperpleieperioden slutter)

• Overvåking av den daglige driften i alle avdelinger

• Opptrappings- og delegasjonsstruktur

• Visuell daglig kontroll av kritiske nøkkeltall

Viktige aktiviteter i fase 3

Den tredje fasen, den såkalte stabiliseringsfasen, hadde som mål å sikre tilbake til normal drift.

• Etablering av kundeundersøkelse

• Etablering av medarbeiderundersøkelse

• Etablering av introduksjons- og opplæringsprogrammer for nyansatte

• Coaching av ledere og team

• Verdistreamanalyse av kritiske prosesser

• Prosjektgjennomføring og prosjektoverlevering til mottakerorganisasjonen

Resultater

• En stabil implementering uten kundepåvirkning

• Sikker mottakerorganisasjon med stort eierskap i endringen

• Opprettholdt kvalitet og leveringspresisjon til kunden

• Produktivitet på samme nivå etter 6 måneder og på et nytt målnivå etter 12 måneder